Asiakirjajulkisuuskuvaus
Pyhäjoen kunta tiedonhallintayksikkönä ylläpitää tiedonhallintalain (906/2019) § 28 mukaista kuvausta kunnan hallinnoimista tietovarannoista ja niitä käyttävistä tietojärjestelmistä toteuttaakseen julkisuusperiaatteen.
Kuvaus on tarkoitettu kuntalaisille avustamaan heitä tekemään kohdennettuja tietopyyntöjä koskien kunnan asiakirjoja. Asiakirjajulkisuuskuvausta päivitetään, jos kunnan toiminnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat tietovarantoihin tai tietojärjestelmiin.
Tietovarannot ja tietojärjestelmät
Kunnan eri tehtävien suorittaminen vaatii useita tietojärjestelmiä, jotka käyttävät monia tietovarantoja. Tietojärjestelmät tuottavat tietoa, joka tallentuu pääsääntöisesti suoraan niiden käytössä olevalle palvelimelle sähköiseen muotoon. Tietoa saapuu myös paperisena, jolloin se arkistoidaan kunnan käytössä oleviin arkistoihin. Suurin osa tiedosta sijaitsee keskitetysti palvelimilla, myös koneiden paikallisille asemille ja sähköpostilaatikoihin voi olla tallentunut tietoa sähköisessä muodossa. Tiedon sijaintiin kiinnitetään huomiota ja sitä arvioidaan jatkuvasti, sekä tehdään tarvittavat toimenpiteet tiedon oikeellisuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi.
Tietovarannot ja niiden käyttötarkoitukset
Kunnan toiminta vaatii tietynlaisia tietovarantoja tiedonsäilytykseen kunnan tehtävien suorittamiseksi. Tietovarannot ovat suurempia tietoaineiston kokonaisuuksia, jota käsitellään tietojärjestelmiä hyödyntämällä tai manuaalisesti.
Hallinto-, elinkeino ja perusturvapalvelut
- Yleishallinnon tietovaranto: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
- Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely
- Taloushallinnon tietovaranto: Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely
- Tietohallinnon tietovaranto: Tiedonhallintaan liittyvä asiankäsittely
- Kohdistamattomien asioiden tietovaranto: Muiden kuin lakisääteisten asioiden asiankäsittely
- Elinkeinotoiminnan tietovaranto: Elinkeinotoimintaan liittyvä neuvonta ja asiankäsittely
Sivistyspalvelut
- Perusopetuksen tietovaranto: Perusopetukseen sekä muuhun opetukseen liittyvä asiankäsittely
- Varhaiskasvatuksen tietovaranto: Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely
- Kirjaston tietovaranto: Lainauksen, maksujen perinnän ja tilastoinnin asiankäsittely
- Liikunta- ja vapaa-aikapalveluiden tietovaranto: Liikunta- ja seura-asioihin liittyvä asiankäsittely
- Nuorisotoimen tietovaranto: Nuorisotoimen asioihin liittyvä asiankäsittely
Tekniset palvelut:
- Kiinteistöhuollon tietovaranto: Kiinteistöjen huoltoon liittyvä asiankäsittely
- Rakentamisen tietovaranto: Rakentamiseen liittyvä asiankäsittely
- Teknisen toimen tietovaranto: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely
- Ympäristötoimen tietovaranto: Ympäristötoimeen liittyvä asiankäsittely
Hakutekijät:
Tietopyynnön olisi hyvä sisältää mahdollisimman kattavat tiedot asiakirjasta käsittelyn nopeuttamiseksi. Esimerkiksi seuraavia hakutekijöitä voidaan käyttää tietopyynnössä; henkilön nimi, henkilötunnus, kiinteistöntunnus, asianumero tai päivämäärä.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät tällä hetkellä ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla, saatavuus ainoastaan tietopyyntöjen avulla.
Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija
Toimialajohtajat päättävät toimialojensa alaisten tietojen luovutuksesta. Arkistoihin liittyvissä pyynnöissä arkistovastaava vastaa tiedon luovuttamisesta. Valtuuston ja kunnanhallituksen asiakirjoja koskevissa tietopyynnöissä luovutuspäätöksen tekee kunnanjohtaja.
Päättävä viranomainen antaa vastauksen myös tilanteessa, jossa asiakirjoja tai tietoja ei voida luovuttaa niitä pyytäneelle, perusteluineen, miksi tietoja ei voitu luovuttaa. Lisäksi kielteisessä vastauksessa on tarvittavat tiedot valituksen tekemiseen viranomaisen päätöksestä.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikaraja
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.
Pyhäjoen kunnanhallitus päättää asiakirjoista perittävistä lunastuksista ja asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja suuruudesta.
Yhteystiedot tietojen pyytämiseksi
Pyhäjoen kunta ottaa sähköiset tietopyynnöt keskitetysti kirjaamoon kunta [at] pyhajoki.fi. Tietopyynnön voi myös tehdä kirjallisesti ja toimittaa kirjaamoon kunnantalolle osoitteeseen Kuntatie 1, 86100 Pyhäjoki. Kirjaamosta tietopyynnöt ohjataan tiedonluovutuksesta päättävälle viranomaiselle.